Các khái niệm về hồ sơ cũng như mục đích, tác dụng của việc lập hồ sơ đã được đề cập đến trong nhiều văn bản quy định, hướng dẫn của Nhà nước cũng như của ngành. Trong phạm vi bài viết này, chúng tôi xin được đề cập đến một số vấn đề về công tác lập hồ sơ trong thực tế ở một số cơ quan, đơn vị.
Hiện nay ở một số cơ quan, đơn vị còn có các quan niệm và cách hiểu về công tác lập hồ sơ như sau:
1.Quan niệm về lập hồ sơ là nội dung công việc của công tác văn thư, vì vậy chỉ có những người làm công tác văn thư, lưu trữ mới có trách nhiệm lập hồ sơ và tham dự các lớp đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ về công tác lập hồ sơ.
Đây là một quan niệm chưa đầy đủ.
Hiểu theo nghĩa ngắn gọn thì hồ sơ là bằng chứng ghi lại kết quả công việc. Để hiểu đúng về lập hồ sơ, chúng ta cần phân biệt rõ giữa “hồ sơ hiện hành” và “hồ sơ lưu trữ”.
a) Hồ sơ hiện hành (hồ sơ ở giai đoạn văn thư) là hồ sơ về các công việc chuyên môn, nghiệp vụ đang trong quá trình giải quyết. Vì vậy, việc lập hồ sơ công việc phải do các cán bộ chuyên môn thực hiện trong quá trình giải quyết công việc mới phản ánh đầy đủ, chính xác quá trình hình thành, giải quyết và kết thúc công việc hay vấn đề, sự việc cụ thể. Để lập hồ sơ một cách chính xác, là cơ sở cho việc xác định giá trị tài liệu, cần chú ý đến tính thống nhất và mối quan hệ chặt chẽ trong quy trình giải quyết công việc đó. Nghĩa là hồ sơ phải phản ánh toàn diện quá trình giải quyết công việc của các đơn vị một cách có hệ thống và hoàn chỉnh. Hồ sơ, tài liệu có thể được hình thành từ nhiều phòng ban có liên quan trong quá trình giải quyết công việc, nhưng phòng ban nào chịu trách nhiệm chính hoặc có chức năng chính về việc giải quyết công việc đó thì phải lưu giữ toàn bộ hồ sơ đầy đủ, từ những tài liệu ban đầu do cá nhân hoặc đơn vị cấp dưới gửi lên đến văn bản góp ý, tham mưu hoặc văn bản trả lời của các đơn vị liên quan có thẩm quyền giải quyết.
Như vậy, muốn lập hồ sơ được hoàn chỉnh, mỗi cán bộ chuyên môn cũng cần phải có kiến thức nhất định về lập hồ sơ; có trách nhiệm lập và bảo quản hồ sơ liên quan đến công việc được giao theo chức năng nhiệm vụ của mình.
b) Hồ sơ lưu trữ (hồ sơ được chuyển vào kho lưu trữ của cơ quan để quản lý, bảo quản, khai thác khi cần thiết).
Khi công việc đã giải quyết xong, sau một thời gian quy định (theo Luật lưu trữ), hồ sơ hiện hành do các phòng ban lập phải được chuyển cho Lưu trữ cơ quan để quản lý, bảo quản và phục vụ khai thác khi cần thiết.
Khi giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan, hồ sơ phải được chỉnh lý (kiểm tra, bổ sung văn bản còn thiếu; lựa chọn, loại bỏ những văn bản, tài liệu không có giá trị…) và biên mục đầy đủ (sắp xếp cố định thứ tự văn bản trong hồ sơ giúp cho việc tra tìm, quản lý văn bản trong một hồ sơ được thuận tiện; lập mục lục văn bản, viết chứng từ kết thúc, viết bìa hồ sơ…).
Như vậy để hoàn thiện hồ sơ chuẩn bị chuyển vào kho lưu trữ cần phải có sự tham gia phối hợp thực hiện của cán bộ chuyên môn (chỉnh lý, biên mục hồ sơ) và của lưu trữ cơ quan (kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ và thủ tục giao nhận…).
2. Một số đơn vị chưa thực hiện việc giao nộp đầy đủ hồ sơ công việc vào lưu trữ cơ quan đúng thời hạn quy định
Theo Điều 17 Thông tư số 07/2012/TT-BNV của Bộ Nội vụ hướng dẫn:
a) Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan: Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc; sau 03 tháng kể từ ngày công trình được quyết toán đối với tài liệu xây dựng cơ bản.
b) Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp vào lưu trữ cơ quan gồm toàn bộ hồ sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên.
Thực tế, hiện nay ở một số đơn vị, đa số hồ sơ giao nộp vào Lưu trữ cơ quan là các tập lưu văn bản đi, văn bản đến; các văn bản hành chính, các loại chứng từ, sổ sách kế toán; hồ sơ dự thầu; hồ sơ kinh doanh, hóa đơn tiền điện… Còn các loại hồ sơ về cơ cấu tổ chức của cơ quan trong từng thời kỳ, các báo cáo tổng kết, báo cáo tài chính, chương trình, kế hoạch công tác hàng năm… thì các đơn vị đều lưu giữ tại các phòng ban để tiện cho việc tra cứu khi cần thiết.
Tuy nhiên, nếu việc lập hồ sơ và bảo quản hồ sơ tại các phòng ban không được thực hiện chặt chẽ; các cán bộ chuyên môn không lập đầy đủ các loại hồ sơ và lưu trữ hồ sơ trong quá trình giải quyết công việc; không thực hiện thống kê và có biên bản bàn giao hồ sơ khi có thay đổi nhân sự thì có thể dẫn đến việc bị thất lạc hồ sơ, không thu thập đủ được hồ sơ tài liệu chuyên môn cần thiết.
Ví dụ: Khi có thay đổi về tổ chức hoặc nhân sự mà đơn vị không thực hiện chặt chẽ khâu tiếp nhận và bàn giao hồ sơ, thì có thể bị thất lạc hồ sơ, gây khó khăn cho việc tra cứu phục vụ cho công tác chuyên môn sau này. Trường hợp này, nếu hồ sơ đã giải quyết xong được các phòng ban giao nộp vào lưu trữ cơ quan đúng thời hạn và thành phần quy định, sẽ không xảy ra khả năng hồ sơ bị thất lạc, dễ dàng cho việc tra cứu khi cần thiết.
Mặt khác việc lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ không được thực hiện hàng năm sẽ dẫn đến tình trạng tài liệu bị tích đống dần theo năm tháng, rất khó khăn cho việc tìm kiếm và tốn nhiều công sức, chi phí cho việc chỉnh lý tài liệu để đưa vào lưu trữ, bảo quản lâu dài.
3. Một số đơn vị chưa quan tâm đến việc xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ hàng năm của đơn vị
Vấn đề này có thể do các cán bộ, nhân viên liên quan đến công tác này chưa hiểu rõ tầm quan trọng cũng như trách nhiệm phải xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ hàng năm. Theo quy định, danh mục hồ sơ phải được xây dựng vào mỗi đầu năm và hoàn thiện vào cuối mỗi năm. Danh mục hồ sơ được ban hành kèm theo quyết định của lãnh đạo cơ quan thể hiện tính pháp lý của danh mục hồ sơ và trách nhiệm phải thực hiện của mỗi đơn vị và cá nhân có liên quan.
Tại Khoản 4, Điều 13 Thông tư số 07/2012/TT-BNV của Bộ Nội vụ đã hướng dẫn về cách thức lập danh mục hồ sơ hàng năm. Tại Điều 30, quy định về công tác văn thư, lưu trữ trong Tổng công ty Điện lực miền Nam cũng đã quy định về lập danh mục hồ sơ.
4. Vẫn còn quan niệm chưa áp dụng tiêu chuẩn ISO trong quản lý thì không cần lập danh mục hồ sơ
Đây cũng là một cách hiểu chưa đúng. Xin nêu rõ như sau:
- Kiểm soát tài liệu và kiểm soát hồ sơ là hai trong các điều khoản quy định của Tiêu chuẩn ISO 9001:2008 mà đơn vị áp dụng tiêu chuẩn ISO trong quản lý, điều hành phải đáp ứng đúng quy định.
- Tuy nhiên nếu đơn vị chưa áp dụng tiêu chuẩn ISO trong quản lý, điều hành thì vẫn phải tuân thủ các quy định hiện hành của Nhà nước (Nghị định số 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ ngày 08/4/2004 về công tác văn thư; Thông tư số 07/2012/TT-BNV của Bộ Nội vụ ngày 22/11/2012 hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan) và các văn bản quy định của ngành về công tác văn thư, lưu trữ, đồng thời chịu sự kiểm tra của các cơ quan chủ quản cấp trên và cơ quan quản lý nhà nước về lĩnh vực văn thư, lưu trữ.
Như vậy, trách nhiệm lập hồ sơ công việc và xây dựng danh mục hồ sơ của mỗi cá nhân, cơ quan, đơn vị đã được xác định trong các quy định pháp luật hiện hành và không bị chi phối bởi việc có áp dụng ISO hay không.
Tóm lại, lập hồ sơ là nhiệm vụ quan trọng của mỗi cán bộ, nhân viên theo chức năng nhiệm vụ được giao. Hồ sơ được lập khoa học góp phần nâng cao hiệu suất và chất lượng công tác tại các cơ quan, đơn vị; đồng thời tiết kiệm và tạo điều kiện để công tác lưu trữ phát triển, từ đó từng bước phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ. Điều đó cũng có nghĩa là: Lập hồ sơ đầy đủ ngay từ khi phát sinh công việc, tổ chức bảo quản hồ sơ chặt chẽ sẽ phục vụ tốt hơn cho cả mục đích hiện hành cũng như mục đích trong tương lai.
