EVNSPC với chuyển đổi số

Tối ưu hoá chi phí nhằm mục tiêu nâng cao hiệu quả hoạt động, sử dụng hiệu quả các nguồn lực, nguồn vốn là nhiệm vụ hàng đầu của EVN SPC. Sử dụng hiệu quả VTTB, thu hồi vốn từ vật tư ứ đọng là biện pháp hữu hiệu trong hoạt động sản xuất kinh doanh. Xử lý vấn đề này là nhiệm vụ của các nhà quản trị cấp cao, cấp trung và các bộ phận hỗ trợ điều hành hoạt động của đơn vị. Hiệu quả của việc xử lý vật tư thiết bị ứ đọng giúp EVN SPC tiết kiệm vốn chi ra mua sắm vật tư thiết bị mới, thu hồi vốn mua sắm nguyên liệu vật liệu cho hoạt động sản xuất kinh doanh điện, chỉ dự trữ hàng tồn kho thực sự cần thiết phục vụ cho sản xuất kinh doanh tại EVN SPC.

Chi phí nhiên liệu, vật liệu chiếm tỷ trọng bình quân 10.92% trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh điện của EVN SPC( cách tính tỷ trọng) .Trước khi thực hiện giải pháp, các tồn tại của EVN SPC là: Tồn kho cao (SXKD và XDCB); vật tư XDCB chậm đưa vào sử dụng; cung cấp vật tư trong một số trường hợp chưa đáp ứng nhu cầu SXKD và XDCB. Qua phân tích Báo cáo tài chính giai đoạn (2015-2018) hàng tồn kho có xu hướng biến động cao từ năm 2016 (2.046 tỷ đồng) và giảm dần vào năm 2018 (1.323 tỷ đồng). Để đạt được thành quả đó là quá trình điều chỉnh trong quản trị hàng tồn kho bằng rất nhiều giải pháp của EVN SPC.

Các tồn tại từ những năm 2015, VTTB ứ đọng là do các nguyên nhân sau:

• Về khách quan: do thay đổi kỹ thuật lưới điện một số VTTB sử dụng cho cấp điện áp 15kV, 35kV không sử dụng được (các thiết bị có cách điện không phù hợp với lưới điện như LA, dao cắt tụ bù, máy cắt…); do thay đổi công nghệ: điện kế cơ thay bằng điện kế điện tử, thiết bị đo đếm TI, TU loại khô, dầu thay bằng expoxy đúc chân không;
• Về chủ quan: VTTB ứ đọng do thu hồi từ các dự án của Ban Quản lý dự án Điện lực miền Nam; do mua sắm tập trung tại EVN SPC, không phân loại VTTB phục vụ cho sản xuất kinh doanh và đầu tư xây dựng cho 20 tỉnh/thành phố miền Nam (trừ Đồng Nai), dẫn đến tồn kho cao, đỉnh điểm của quá trình này là tồn kho năm 2016 vượt qua 2000 tỷ đồng.

 Từ đó, EVN SPC đã đưa ra giải pháp như sau:

1. Xử lý VTTB ứ đọng lâu năm;
2. Cải cách thủ tục hành chính trong mua sắm VTTB chiến lược (áp dụng mô hình “Just in time”);
3. Xây dựng phần mềm quản lý VTTB tồn kho online;

Quá trình thực hiện các giải pháp quản trị HTK tại EVN SPC :

1. Xử lý VTTB ứ đọng lâu năm:

• VTTB không còn sử dụng được do không phù hợp về quy cách, kỹ thuật, công nghệ, kém phẩm chất thì đưa vào danh mục hàng thanh xử lý;
• Dây cáp điện không sử dụng được, lẻ vụn đăng ký gia công tái chế để tái sử dụng.

2. Cải cách thủ tục hành chính trong mua sắm VTTB chiến lược:

Từ cuối năm 2017, EVN SPC tiến hành mở rộng phân cấp mua sắm cho các đơn vị thành viên đối với VTTB chiến lược (bao gồm MBA phân phối, cáp điện các loại, Recloser, dao cắt tụ…). EVN SPC triển khai ký hợp đồng mua sắm (hợp đồng nguyên tắc) với các nhà thầu trúng thầu cung cấp hàng hóa (dựa theo mô hình Just in time[i]). Sau đó, nhà thầu sẽ giao hàng trực tiếp đến các Công ty Điện lực, các đơn vị tiến hành nghiệm thu, nhập và xuất kho đưa vào sử dụng theo từng nguồn vốn dựa vào các hợp đồng đã ký. Quá trình này đã giảm bớt được khối lượng công việc đáng kể, mang lại hiệu quả kinh tế cao. Cụ thể là: Các công ty Điện lực có đơn giá đồng nhất về một loại VTTB mua mới; 20 Công ty Điện lực không phải đồng loạt tập trung nhân lực lên Tổng công ty nhận VTTB, phiếu xuất, hóa đơn…

3. Xây dựng phần mềm VTTB tồn kho online

Chương trình quản lý VTTB tồn kho online được xây dựng dựa vào khai thác data của hệ thống ERP EVN SPC (phân hệ PO và INV), chương trình này xây dựng hệ thống đáp ứng quy trình vận hành theo 2 cấp: Tổng công ty và đơn vị. Ở cấp Tổng công ty được phân quyền xem dữ liệu của tất cả các đơn và các quyền khác có liên quan nhưng không được phép làm thay đổi dữ liệu của các đơn vị. Người dùng ở đơn vị nào thì chỉ được xem và thao tác dữ liệu ở đơn vị đó. Qua đó, Tổng công ty có thể điều động, chuyển nhượng VTTB cho các đơn vị với nhau và kiểm soát hàng tồn kho.

Chương trình được xây dựng với mục tiêu là quản lý được danh mục VTTB chủ yếu, tình hình tồn kho VTTB trong toàn Tổng công ty theo từng kho, từng hợp đồng, từng công trình. Đồng thời, hệ thống này theo dõi định mức theo từng chủng loại VTTB hoặc từng VTTB nhằm làm cơ sở cho việc lập và theo dõi mua sắm VTTB đáp ứng nhu cầu SXKD điện và đầu tư xây dựng tại Tổng công ty và đơn vị. Hệ thống này mang tính chia sẻ thông tin VTTB cao và xuyên suốt giữa các đơn vị trực thuộc EVN SPC nhưng vẫn đảm bảo tuyệt đối an toàn dữ liệu của hệ thống ERP EVN SPC. Ngoài ra, chương trình quản lý VTTB online còn theo dõi được tình hình các VTTB ứ đọng (VTTB không có biến động) trong khoảng thời gian 6 tháng, 12 tháng, 18 tháng, 24 tháng.

Chương trình ORS

Các báo cáo kết xuất từ chương trình quản lý VTTB online như sau:

• Báo cáo tồn kho theo từng hợp đồng, từng công trình trong toàn EVN SPC hay tại 1 đơn vị;
• Báo cáo tình hình biến động vật tư;
• Báo cáo định mức, vượt định mức tồn kho;
• Báo cáo VTTB không biến động trong khoảng thời gian 6 tháng, 12 tháng, 18 tháng, 24 tháng.

Kết quả đạt được và phương hướng trong những năm tới

Việc phối hợp nhiều giải pháp để quản lý hàng tồn kho của EVN SPC đã giúp cho Tổng công ty và đơn vị đạt được những kết quả như sau:

• Loại bỏ các VTTB tồn kho lâu năm, kém lạc hậu kém mất phẩm chất ra khỏi hệ thống hàng tồn kho, thu hồi vốn phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh;
• Thực hiện các hợp đồng gia công tái chế kim loại màu (nguyên liệu gởi đi gia công là cáp thu hồi và cáp vụn lẻ) ngoài việc giúp giảm tồn kho còn mang lại hiệu quả kinh tế nhất định. Tiêu biểu như hợp đồng gia công tái chế của năm 2018: giá thành cáp sau khi gia công tái chế có giá nhập kho thấp hơn giá mua mới ở hợp đồng gần nhất và tổng trị giá lợi nhuận mang lại từ dự án này là: 56,6 tỷ đồng ( Xem bảng phân tích các chỉ số);
• Việc phân cấp mua sắm hầu hết tất cả VTTB cho các đơn vị thành viên giúp cho đơn vị chủ động trong việc mua sắm đúng tiến độ;
• Việc áp dụng mô hình “Just in time” đối với các VTTB chiến lược đã giúp cho EVN SPC nâng cao quản trị doanh nghiệp, cải tiến đẩy mạnh công tác điều hành trong Tổng công ty, tiết kiệm thời gian và chi phí (hạn chế tối thiểu hàng tồn kho, chi phí kho bãi, chi phí đi lại, in ấn).
• Việc xây dựng chương trình quản lý VTTB tồn kho online đã giúp cho nhà quản lý cấp cao và các phòng ban chuyên môn kịp thời có dữ liệu phân tích những VTTB ứ đọng, cảnh báo và xử lý VTTB vượt định mức tồn kho. Từ đó, xây dựng kế họach mua sắm VTTB đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh và đầu tư xây dựng.

Tổng hòa các giải pháp trên đã giúp cho EVN SPC từng bước giảm hàng tồn kho từ trên 2.046 tỷ đồng xuống còn 1.323 tỷ đồng. Bảng Phân tích vòng quay hàng tồn kho qua các năm (2015-2018) cho thấy:

Số liệu EVN SPC trích từ Nguồn tổng hợp từ BCTC hợp nhất của EVN SPC

Nhờ hệ thống quản trị hiệu quả từ cấp quản lý cao đến các Ban nghiệp vụ Tổng công ty, hệ số vòng quay hàng tồn kho của EVN SPC qua các năm, tốc độ quay vòng hàng tồn kho năm 2018 đã tăng xấp xỉ 1.37 lần [71: ((55+52+50):3)] so với các năm trước, tốc độ vòng quay HTK tăng chứng tỏ việc sử dụng vốn tại EVN SPC hiệu quả hơn, tiết kiệm hơn. Năm 2018, hàng tồn kho trên sổ sách đã giảm so với năm 2016 723 tỷ đồng (2.046 tỷ - 1.313 tỷ), chứng tỏ VTTB trong kho đã được dự trữ hợp lý hơn, VTTB ứ đọng không còn nhiều, tiết kiệm được vốn trong sản xuất kinh doanh và đầu tư xây dựng. Tóm lại, EVN SPC đã sử dụng hiệu quả nguồn lực, nguồn vốn có giới hạn thông qua việc quản trị HTK bằng 3 giải pháp đã nêu trên.

Kế hoạch thực hiện quản lý hàng tồn kho của EVN SPC trong năm 2020 và  những năm sắp tới là vẫn tiếp tục duy trì hệ thống 3 giải pháp trên, phấn đấu giảm mức tồn kho dưới 1.000 tỷ đồng. 

Phương hướng EVN SPC thực hiện giải pháp quản trị hàng tồn kho trong các năm tới