Nhiều năm qua, Công ty Điện lực Vĩnh Long (PC Vĩnh Long) luôn thực hiện tốt công tác quản lý và sử dụng vật tư thiết bị tồn kho với những giải pháp giảm tồn kho ở mức thấp nhất nhưng vẫn đảm bảo cung cấp đủ và kịp thời cho mọi nhu cầu sản xuất, đặc biệt là công tác cấp điện cho khách hàng và dự phòng xử lý khi có sự cố xảy ra trên lưới điện. Việc quản lý, sử dụng vật tư thiết bị tồn kho một cách khoa học và hợp lý với trị giá tồn kho ở mức thấp nhất còn góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của đơn vị.
Những giải pháp giảm tồn kho hiệu quả mà đơn vị đã và đang áp dụng gồm:
Công tác lập và đăng ký kế hoạch:
Đây là khâu quan trọng ban đầu có ảnh hưởng tới tồn kho lớn nhất do đó đòi hỏi việc lập kế hoạch phải chính xác và sát với nhu cầu sử dụng thực tế. Hiện nay PC Vĩnh Long lập đơn hàng cung ứng vật tư thiết bị cho nhu cầu sản xuất kinh doanh theo kế hoạch đăng ký định kỳ hàng tháng của các đơn vị. Sau khi tổng hợp, đơn vị sẽ tiến hành rà soát và loại trừ khối lượng còn đang tồn kho. Do kế hoạch đăng ký hàng tháng nên hầu hết các đơn vị trực thuộc PC Vĩnh Long đều đăng ký tương đối chính xác nhu cầu của mình, điều này tránh được tình trạng tồn kho ứ đọng chậm luân chuyển.
Ký hợp đồng mua sắm theo đơn giá:
PC Vĩnh Long tổ chức mua sắm và ký hợp đồng theo đơn giá cố định với thời hạn hiệu lực của hợp đồng khoảng 03- 06 tháng. Nhu cầu sử dụng đến đâu tổ chức lập đơn hàng và cung ứng đến đó, điều này sẽ giảm đáng kể hàng tồn kho ứ đọng và đảm bảo cho việc quản lý, sắp xếp vật tư thiết bị trong kho gọn gàng, ngăn nắp.
Tận dụng tối đa vật tư tồn kho cho các công trình xây dựng cơ bản, sửa chữa lớn và sửa chữa thường xuyên:
Khi có dự toán các công trình xây dựng cơ bản, sửa chữa lớn và sửa chữa thưòng xuyên thì đơn vị sẽ tiến hành rà soát, đề xuất tận dụng tối đa hàng tồn kho sẵn có để giảm tồn kho và tiết kiệm chi phí mua sắm mới. Việc rà soát đề xuất tận dụng chủ yếu dựa vào các nhóm sau: Vật tư thiết bị tồn kho ứ đọng, chậm luân chuyển; vật tư thiết bị thu hồi nhưng còn sử dụng lại được; vật tư thiết bị tồn kho mới và thu hồi nhưng có quy cách không phù hợp sẽ cải tạo, sửa chữa gia công để tận dụng; sau khi tận dụng hết các nhóm trên mới tận dụng đến vật tư mới tồn kho. Việc tận dụng này ngoài việc giải quyết được vật tư thu hồi tồn kho còn giảm và tiết kiệm chi phí sửa chữa rất lớn.
Giao định mức tồn kho cho tất cả các Điện lực:
Hàng năm PC Vĩnh Long đều giao định mức tồn kho cho các Điện lực trên cơ sở định mức tồn kho mà Tổng công ty Điện lực miền Nam giao và các chỉ tiêu như: Số km đường dây trung hạ thế, dung lượng trạm biến áp, số lượng khách hàng phát triển mới bình quân hàng năm, các công trình nhận thầu thi công, kế hoạch thay điện kế định kỳ…
Nhằm để gắn kết trách nhiệm của các Điện lực trong việc quản lý trị giá tồn kho, đơn vị đưa chỉ tiêu định mức tồn kho vào tiêu chuẩn chấm điểm thi đua hàng năm để các Điện lực phấn đấu thực hiện, nhờ vậy mà các năm qua tất cả các Điện lực trực thuộc đều đạt định mức Công ty giao hàng năm.
Thường xuyên theo dõi và đôn đốc các đơn vị khẩn trương thi công:
Phòng Vật tư làm đầu mối thường xuyên theo dõi tình hình tồn kho của các công trình có trị giá tồn kho lớn như: Xây dựng cơ bản, các kế hoạch sửa chữa lớn, sửa chữa thường xuyên… để kịp thời phối hợp với các phòng, ban có liên quan đề xuất các giải pháp đẩy nhanh tiến độ thi công để quyết toán. Các trường hợp có khó khăn trở ngại thì báo cáo kịp thời cho Ban Giám đốc Công ty để có hướng chỉ đạo xử lý, đảm bảo quyết toán kịp thời theo qui định.
Điều động luân chuyển hàng tồn kho giữa các Điện lực:
Định kỳ hàng quí các Điện lực có trách nhiệm báo cáo khối lượng vật tư tồn kho ứ đọng chậm luân chuyển về Phòng Vật tư Công ty để Công ty loại trừ ra khỏi đơn hàng khi mua sắm và Công ty sẽ lập thủ tục điều chuyển cho các Điện lực khác có nhu cầu.
Thông báo danh mục vật tư tồn kho đến tất cả các Công ty Điện lực khác:
Định kỳ hàng quí Phòng Vật tư sẽ rà soát danh mục vật tư thiết bị tồn kho ứ đọng chậm luân chuyển mà khả năng không sử dụng hết trong năm để thông báo về Tổng công ty để điều chuyển cho các Công ty Điện lực khác nếu có nhu cầu.
Tổ chức thanh xử lý kịp thời đối với vật tư tồn kho kém, mất phẩm chất:
Căn cứ vào kết quả kiểm kê định kỳ hàng năm, Phòng Vật tư sẽ đề xuất tham mưu tổ chức thanh xử lý kịp thời đối với nhóm vật tư thiết bị tồn kho kém, mất phẩm chất để kịp thời thu hồi vốn, giải phóng mặt bằng và giảm tồn kho. Nếu khối lượng và trị giá vật tư thiết bị tồn kho kém, mất phẩm chất theo kết quả kiểm kê lớn thì ngay sau khi có kết quả kiểm kê sẽ tổ chức thanh xử lý ngay, trường hợp khối lượng vật tư thiết bị phải thanh xử lý nhỏ thì sẽ chờ nhập kho thu hồi của các công trình xây dựng cơ bản, sửa chữa lớn, sửa chữa thường xuyên trong năm rồi mới tổ chức thanh lý nhằm tiết kiệm chi phí thuê tổ chức bán đấu giá, nhưng đảm bảo thanh lý dứt điểm trong quí IV hàng năm./.
