Hưởng ứng phong trào thi đua do Công ty Điện lực Tây Ninh (PC Tây Ninh) phát động nhằm đưa ra nhiều sáng kiến, giải pháp mới để nâng cao hiệu quả, chất lượng và năng suất trong công việc. Trong thời gian vừa qua, Công ty đã có nhiều sáng kiến, giải pháp kỹ thuật mới được Tổng công ty Điện lực miền Nam (EVN SPC) xem xét công nhận, trong đó nổi bật là sáng kiến “Phần mềm quản lý tiêu chuẩn VTTB” đang được áp dụng trong nhiều lĩnh vực tại đơn vị.
1. Mô tả giải pháp hiện tại:
Hiện tại, để biên soạn tiêu chuẩn vật tư thiết bị (VTTB) cho công tác mua sắm, đấu thầu phục vụ nhu cầu sản xuất kinh doanh trong PC Tây Ninh, Phòng Kế hoạch - vật tư (KH - VT) hoặc Ban Quản lý dự án (B.QLDA) sẽ gửi văn bản hoặc liên hệ trực tiếp Phòng Kỹ thuật để được cung cấp các tiêu chuẩn VTTB theo các đơn hàng đính kèm. Cán bộ phụ trách tại phòng Kỹ thuật phải rà soát theo từng đơn hàng để biên soạn lại theo yêu cầu mua sắm, đồng thời phải so sánh với tiêu chuẩn của EVN SPC và các thay đổi đặc tính kỹ thuật theo thực tế. Khối lượng VTTB cũng như số lượng đơn hàng hàng năm khá nhiều, mà tất cả công việc soạn thảo này chủ yếu thực hiện trên Excel hay Word do đó phải mất khá nhiều thời gian thực hiện, mà hiệu quả không cao.
Trong công tác thiết kế đường dây và trạm, mỗi nhân viên thực hiện phải theo dõi quá trình sửa đổi bổ sung tiêu chuẩn VTTB, cập nhật file mới để lập dự toán, điều này thường dẫn đến sai sót do có nhiều nguồn dữ liệu khác nhau, không chính thống. Điều này càng trở nên khó khăn đổi với nhân viên mới hoặc ít thực hiện công tác lập dự toán công trình.
Đối với nhân viên mới, công tác đào tạo để làm quen với các VTTB lưới điện chưa được quan tâm. Nhân viên phải đi thực tế và được nhân viên khác có kinh nghiệm hướng dẫn, công việc này mất khá nhiều thời gian mà không tiếp xúc được với nhiều loại VTTB.
Khi nghiệm thu VTTB tại kho phải tìm kiếm dữ liệu từ các hồ sơ với rất nhiều nội dung, dẫn đến mất thời gian.
Khó khăn trong công tác lưu trữ, cập nhật nội dung mới.
2. Nội dung giải pháp:
Để khắc phục hạn chế trên, nhóm tác giả đề xuất xây dựng phần mềm quản lý tiêu chuẩn VTTB trong đó tích hợp các chức năng như sau:
- Có hiển thị tiêu chuẩn các loại VTTB hoặc lưu file dạng Excel. Người dùng có thể linh hoạt lựa chọn chi tiết các loại VTTB theo nhu cầu sử dụng (như lựa chọn theo dung lượng máy biến áp, tiết diện từng loại dây dẫn hoặc các chủng loại loại boulon khác nhau...)
- Cập nhật hình ảnh, catalogue của từng VTTB.
- Bổ sung các văn bản, quy trình quy định liên quan (tiêu chuẩn Việt Nam, IEC, quy định hiện hành), một số bản vẽ mẫu cách lắp đặt, thiết kế đường dây và trạm, bảng giá hiện hành.
3. Khả năng áp dụng giải pháp kỹ thuật:
Đây là giải pháp đơn giản, thiết thực có thể áp dụng rộng rãi trong toàn EVN SPC để rút ngắn thời gian thực hiện các công tác về xét thầu, mua sắm, lập dự toán…
4. Hiệu quả thu được khi áp dụng giải pháp:
PC Tây Ninh sử dụng “Phần mềm quản lý tiêu chuẩn VTTB” đã mang lại rất nhiều hiệu quả:
- Quản lý tiêu chuẩn VTTB trên nền web thay các file Word, Excel.
- Phòng Kỹ thuật là đầu mối quản lý, cập nhật mới tiêu chuẩn VTTB khi có thay đổi, tạo ra nguồn dữ liệu chính thống, chính xác để các đơn vị, phòng ban liên quan sử dụng khi cần.
- Đẩy nhanh tiến độ biên soạn tiêu chuẩn VTTB để chào thầu, mua sắm, phục vụ công tác lập báo cáo kinh tế kỹ thuật nâng cao hiệu quả công việc.
- Giúp các nhân viên mới nhanh chóng làm quen với các VTTB lưới điện qua các đặc tính kỹ thuật, hình ảnh trực quan và các quy trình quy định có liên quan.
- Hỗ trợ công tác nghiệm thu VTTB tại kho hoặc công trường.
- Thuận lợi trong công tác lưu trữ, cập nhật nội dung mới.
- Phần mềm hỗ trợ lựa chọn các loại VTTB theo nhu cầu sử dụng, tra cứu nhanh chóng các hình vẽ, catalogue, quy trình quy định liên quan.
- Tính toán giá trị làm lợi khoản 120.000.000 đồng/ năm.
