Tổng công ty Điện lực miền Nam đang đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin để xây dựng môi trường làm việc điện tử, hướng đến việc hình thành nền hành chính không giấy tờ, số hóa công tác văn phòng. Đây là một trong những nội dung quan trọng trong Hội nghị giao ban công tác Văn phóng 7 tháng năm 2019 của EVN SPC.
Đối với công tác hành chính, văn thư, lưu trữ, EVN SPC và các đơn vị thành viên đã kiện toàn bộ máy văn phòng và bố trí nhân sự được đào tạo đúng chuyên môn nghiệp vụ thực hiện công tác.
Việc lập hồ sơ điện tử trên hệ thống E-office của CBCNV Tổng công ty và các đơn vị trong các tháng đầu năm 2019 đa số được triển khai khá đầy đủ. Việc kiểm tra, rà soát, đảm bảo các văn bản được ban hành theo đúng trình tự, thủ tục, thẩm quyền, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Văn bản trước khi ban hành được rà soát, kiểm tra để chỉnh sửa kịp thời, đảm bảo đúng thể thức và kỹ thuật trình bày. Thực hiện đúng quy định hiện hành của nhà nước/ngành trong công tác phát hành văn bản đi, tiếp nhận văn bản đến, quản lý con dấu, công tác bảo vệ bí mật nhà nước theo quy định pháp luật hiện hành. Thực hiện việc ban hành tài liệu ISO theo quy định của Thủ tục kiểm soát thông tin dữ liệu; Lập danh mục tài liệu hệ thống của Tổng công ty. Lưu hồ sơ, lập danh mục hồ sơ và quản lý toàn bộ tài liệu gốc Hệ thống Quản lý chất lượng (HTQLCL) của Tổng công ty. Lập Sổ phân phối tài liệu hệ thống (theo mẫu ISO).
Phát biểu tại Hội nghị, Phó Tổng Giám đốc EVN SPC, ông Nguyễn Công Hầu nhấn mạnh, việc ứng dụng phần mềm số hóa hồ sơ trong công tác văn phòng tạo nhiều tiện ích cho CBCNV trong giải quyết công việc, tiết kiệm thời gian in ấn, pho to tài liệu, tiền gửi bưu chính, chuyển phát nhanh…; góp phần nâng cao năng suất làm việc. Giảm lượng phát hành văn bản giấy là bước cải cách lớn, giúp đơn vị giải quyết nhanh chóng, hiệu quả công việc...
Hệ thống văn phòng điện tử với văn bản điện tử - ký số được xây dựng chuyên nghiệp và bài bản, đảm bảo phục vụ công tác điều hành và theo dõi nội dung chỉ đạo của lãnh đạo. Ứng dụng tạo ra môi trường tương tác đa chiều và tức thời, giúp người dùng có thể chia sẻ thông tin, trao đổi và phản hồi dễ dàng; nhờ vậy, mọi vấn đề được xử lý nhanh chóng, minh bạch và hiệu quả. Lãnh đạo sẽ dễ dàng phân loại và nhanh chóng giao việc, quản lý hồ sơ công việc, tiến độ một cách chặt chẽ.
Trong thời gian tới EVN SPC tiếp tục theo dõi hoàn thiện hệ thống E-Office 3.0 để nâng cao hiệu quả sử dụng chương trình và phục vụ tốt cho công tác quản lý, điều hành trong toàn Tổng công ty. Thực hiện nghiêm túc chủ trương tiết kiệm và tiết kiệm chi phí trong công tác mua sắm, trang bị… nhằm sử dụng, khai thác một cách hiệu quả các trang thiết bị văn phòng được trang bị, tuân thủ và chấp hành nghiêm túc, đầy đủ các thủ tục theo trình tự mua sắm theo quy định. Tiếp đón, phục vụ các đoàn khách trong, ngoài nước đến làm việc, giao lưu tại Tổng công ty và các đơn vị; Tổ chức, phục vụ tốt các hội nghị, các buổi họp trong các tháng cuối năm. Đảm bảo công tác vệ sinh trụ sở Cơ quan đạt tiêu chuẩn “Công sở văn minh, sạch đẹp”.
