Năm 2018, Tổng Công ty Điện lực miền Nam đã tổ chức thuê bản quyền phần mềm Office 365 ProPlus cho các Điện lực thành viên. Office 365 là phần mềm hiệu suất cao và cho phép người dùng tiếp cận trải nghiệm Office trên tối đa 5 PC hoặc máy Mac và trên các thiết bị di động. Các bản cài đặt Office truyền thống bị ràng buộc trên các máy tính mà chúng được cài đặt. Office 365 cho phép các tuỳ chọn triển khai mới linh hoạt mà người dùng cá nhân và/hoặc chuyên viên CNTT có thể chọn để cài đặt Office hoặc có thể chạy online trực tiếp từ trang https://office.com
Đi kèm với dịch vụ đó người sử dụng còn được tặng dung lượng lưu trữ OneDrive 1TB điều này giúp người sử dụng bước đầu ứng dụng Cloud trong lưu trữ và chia sẽ dữ liệu một cách hiệu quả trong công việc.
Đi kèm gói dịch vụ bản quyền về Word, Excel, Power Point còn có các tiện ích đi kèm như:
- Sway: công cụ tạo thuyết trình trực tuyến thay thế PowerPoint
- Yammer: mạng xã hội công việc, gắn kết mọi người trong toàn tổ chức
- Planner: công cụ tạo kế hoạch, xây dựng nhóm, phân công và cập nhật tác vụ
- Forms: công cụ tạo bảng khảo sát, thu thập ý kiến
- OneDrive: nơi lưu trữ và chia sẽ tập tin có dung lượng tới 1TB đáp ứng hầu hết không gian lưu trữ cho tất cả người dùng
Giờ đây tất cả người dùng được cung cấp licence Office 365 trong cùng tổ chức đều được sở hữu dung lượng lưu trữ 1TB sẽ không cần phải mang theo ổ lưu trữ hoặc dữ liệu trong máy, người sử dụng chỉ cần đăng nhập vào ứng dụng OneDrive tại bất kỳ đâu là có thể kiểm soát các dữ liệu của mình mọi lúc mọi nơi, trên máy tính, hoặc trên thiết bị di động.
Thêm một điểm mạnh của các ứng dụng Cloud OneDrive là chia sẽ và làm việc cộng tác, để chia sẽ bạn chỉ cần chuột phải vào thư mục hoặc tập tin muốn chia sẽ, thiết lập ngày hết hạn chia sẽ, cấp quyền chỉnh sửa hoặc chỉ xem dữ liệu.
Trong màn hình chia sẽ có nhiều tuỳ chọn hoặc chia sẽ cho một cá nhân nếu cá nhân này cùng tổ chức hoặc chia sẽ theo đường link.
Hiện nay việc ứng dụng Cloud trong việc quản lý dữ liệu người dùng không còn quá xa lạ, tuy nhiên việc ứng dụng sao cho có hiệu quả, tận dụng triệt để các nguồn tài nguyên hiện có cũng là một vấn đề mà không phải bất kỳ ai cũng biết.
Công ty CNTT đã ứng dụng mô hình chia sẽ cộng tác trong báo cáo nội như sau: khi quản lý phòng có các yêu cầu cần thực hiện báo cáo từ các thành viên, người quản lý chỉ cần tạo 1 file báo cáo và thực hiện chia sẽ cho các thành viên, các thành viên sẽ nhận được thông báo tập tin chia sẽ và tiến hành thực hiện báo cáo trên tâp tin đó. Kết quả cuối cùng là file báo cáo đã được tổng hợp.
Ưu điểm nổi bật là đơn giản hóa, làm giảm các công việc cần phải thực hiện của người sử dụng cuối. Người sử dụng được giải thoát khỏi các hạng mục không cần thiết và tập trung cho việc ứng dụng công nghệ thông tin trong lĩnh vực chuyên môn. Với những ưu điểm này, ứng dụng Cloud thực sự là một trong những xu hướng phát triển công nghệ thông tin.
Trong tương lai, Công ty CNTT sẽ tiếp tục nghiên cứu, tận dụng triệt để Cloud OneDrive vào công tác lập trình, làm nơi lưu trữ, chia sẽ dữ liệu nội bộ giữa các đơn vị sao cho hiệu quả. Nếu được sẽ tích hợp chung hệ thống email của toàn Tổng công ty với hệ thống Cloud OneDrive tạo thành một thể thống nhất giảm thiểu công tác vận hành hệ thống tiến tới ứng dụng Điện toán đám mây (Cloud Computing) trong toàn Tổng công ty.
