Hiện nay, quản lý cơ sở dữ liệu hiệu quả là một trong những chìa khóa giúp mang doanh nghiệp đến thành công. Nhiều Doanh nghiệp đã áp dụng hệ thống quản lý dữ liệu bằng quét mã vạch và phần mềm quản lý. Công ty Điện lực Bình Dương là một trong những doanh nghiệp đầu tiên của ngành Điện đề xuất và đưa vào ứng dụng công nghệ này. Chỉ bằng một chiếc máy tính hay điện thoại có thể thay thế cho nhiều công đoạn trong việc quản lý hồ sơ, tài liệu, giúp các cán bộ lưu trữ có thể cập nhật tình trạng mới nhất, tìm kiếm nhanh chóng nhưng vẫn đảm bảo được độ chính xác cao.
Với những lợi ích thiết thực mà chương trình QR code mang lại, Công ty Điện lực Bình Dương đã thực hiện vận dụng có hiệu quả chương trình vào công tác quản lý hồ sơ, tài liệu của đơn vị, cụ thể như sau:
- Hàng năm, Công ty đều yêu cầu các phòng, ban xây dựng lộ trình nhập QR code (cụ thể tên tài liệu hồ sơ nhập, mã hộp hồ sơ, nơi lưu trữ, thời gian lưu trữ,..) đồng thời công tác cập nhật vào chương trình cũng được rà soát và báo cáo đầy đủ gởi về bộ phận lưu trữ của Công ty để theo dõi, giám sát (hoàn thành nhập bao nhiêu hồ sơ theo lộ trình đã đăng ký).
- Các hồ sơ nào đã hoàn tất, cán bộ chịu trách nhiệm lưu trữ hồ sơ của phòng sẽ tiến hành nhập dữ liệu vào chương trình (Tên hộp hồ sơ mới, Hộp gồm những hồ sơ nào, hồ sơ bao gồm những nội dung gì,…). Sau đó in nhãn hồ sơ có chứa mã vạch tiến hành bỏ hồ sơ vào hộp và dán nhãn.
Hình ảnh nhập hồ sơ vào chương trình QR Code
- Sau khi được dán nhãn hồ sơ sẽ được chuyển đến vị trí lưu trữ được sắp xếp theo vị trí của từng phòng/ban được quy định từ trước.
- Quá trình tìm kiếm và theo dõi hồ sơ được thực hiện đơn giản thông qua 1 chiếc điện thoại thông minh có chương trình quét mã vạch. Khi được quét mã vạch dán trên hồ sơ người quản lý sẽ có đầy đủ thông tin của hồ sơ như tên hộp hồ sơ, mã vạch, vị trí lưu, năm lập, người lập, nội dung hồ sơ, chi tiết mượn trả,…và các thông tin khác liên quan tới hồ sơ cần tìm kiếm.
Các thông tin liên quan tới hồ sơ cần tìm kiếm khi thực hiện quét mã vạch
QR code ra đời và được đưa vào vận dụng năm 2016 đã giúp Công ty Điện lực Bình Dương giảm bớt gánh nặng cho các lưu trữ viên. QR code giúp cho việc quản lý, lưu trữ, tìm kiếm và xử lý hồ sơ của phòng trở nên đơn giản, khoa học, chuyên nghiệp và dễ dàng tìm kiếm hơn cho lưu trữ viên. Không những hỗ trợ xử lý, tiết kiệm thời gian mà hệ thống còn cho phép theo dõi yêu cầu và quá trình mượn hồ sơ, tài liệu.
