Tới thời điểm hiện nay, diễn biến dịch bệnh trên thế giới phức tạp, tốc độ gia tăng lớn; số người mắc, số người chết tăng cao. Thực hiện Chỉ thị số 16 của Thủ tướng CP về thực hiện các biện pháp cấp bách chống dịch Covid-19, thực hiện cách ly toàn xã hội trong 15 ngày kể từ 01/4/2020, để làm việc từ xa theo yêu cầu của Công ty, người lao động cần biết các kỹ năng làm việc từ xa để làm việc có hiệu quả.
Có góc làm việc riêng
Khi làm việc ở nhà, để có hiệu quả, người lao động nên tạo một không gian làm việc riêng cho mình. Không bao giờ làm việc trên giường, vì điều đó làm cho bạn dễ buồn ngủ! Cũng đừng làm việc trên ghế sofa, vì đó không tạo tư thế thoải mái khi làm việc. Cũng đừng nên đặt máy tính trên bàn ăn, vì các hoạt động trong nhà ăn làm cho sự mất tập trung khi làm việc. Nói chung, đừng nên làm việc ở những nơi khiến bạn dễ dàng ngả ngớn và nằm lăn ra bất cứ lúc nào, không tập trung tinh thần để giải quyết công việc. Nhưng nếu bạn không có nhiều sự lựa chọn, hãy để laptop trên bàn, đừng để laptop trên đùi hay vạt áo. Việc này giúp bạn tập trung hơn. Vấn đề là hãy tìm kiếm và chọn một khu vực trong nhà làm thành góc làm việc riêng. Có như vậy, bạn sẽ tập trung và hoàn thành công việc tốt hơn. Đừng quên, khi làm việc tại nhà, bạn đang ở nhà, nhưng ở nhà để làm việc.
Việc bạn chọn góc làm việc ở đâu tùy thuộc vào sở thích và điều kiện mỗi người. Có thể bạn sẽ có một góc làm việc với không gian làm việc đẹp hết ý. Nhưng nếu không có, cũng chẳng sao cả. Quan trọng không kém, dù chọn góc làm việc nào, hãy giữ không gian luôn thông thoáng và sạch sẽ. Điều này giúp tăng sự tập trung và cảm hứng khi giải quyết công việc. Nhưng làm thế nào về việc thiết lập một không gian làm việc? Khi nói điều này, không có nghĩa là bạn cần có một phòng riêng và bàn làm việc. Tuy nhiên, nếu có thể, hãy sắp xếp một không gian riêng trước khi bắt đầu cuộc gọi video. Nếu không, cần sử dụng tai nghe để giảm tiếng ồn xung quanh, đồng thời thông báo với người nhà rằng bạn chuẩn bị bắt đầu cuộc họp để tránh bị xen vào, làm phiền.
Chuẩn bị khi làm việc ở nhà
Người làm việc ở nhà cần tạo cho minh một danh bạ điện thoại với các số điện thoại trong công việc thường hay liên hệ, các địa chỉ mail, địa chỉ zaloo hay các liên hệ qua sky.messinger… Để làm việc từ xa bạn cần phải đảm bảo kết nối với một mạng Wi-Fi ổn định và an toàn. Bạn sẽ không thể làm việc từ xa nếu không có kết nối Internet hoặc mạng gia đình chập chờn. Bởi vậy trước khi bắt đầu làm online ở nhà bạn cần phải kiểm tra lại gói cước, đo tốc độ Internet thực tế trong nhà và có những thay đổi phù hợp.
Để làm việc ở nhà, cần phải có máy tính hay laptop có kết nối Internet là thiết bị không thể thiếu bạn cần chuẩn bị khi bạn làm việc từ xa. Một chiếc máy tính phải có các chức năng cơ bản như soạn thảo văn bản, chỉnh sửa hình ảnh, dựng video… Trên máy tính phải cài đặt đầy đủ các phần mềm thông dụng như microsoft office, phần mềm đọc pdf, giải nén, diệt virus, trình duyệt….Đồng thời phải cài đặt các phần mềm để nối kết với các nhóm làm việc từ xa như các chương trình chat sky, zaloo, me, Facebook Messenger, line, viber…các phần mềm họp hội nghị truyền hình như Google Hangout, TrueConf Online, VSee, MS Teams.
Điện thoại là thiết bị quan trọng nhất giúp bạn làm việc từ xa có hiệu quả và không bị gián đoạn. Trong trường hợp Internet chập chờn hoặc bị mất điện, bạn sẽ cần điện thoại để thông báo cho mọi người. Trong một số trường hợp, bạn có thể làm việc trực tiếp làm việc trên điện thoại di động. Đồng thời phải chuẩn bị sẵn một không gian lưu trữ trên đám mây di động để thuận tiện chia sẽ cho đồng nghiệp và đối tác trong công việc như Google drive, Dropbox, pCloud, OneDrive, iCloud….
Hiệu quả ứng dụng công nghệ trong quản lý doanh nghiệp với văn phòng điện tử
Khi làm việc từ xa, nhân viên Công ty sẽ không đến công ty, văn phòng mà sẽ làm việc tại nhà. Họ sẽ nhận việc thông qua hệ thống văn phòng điện tử. Trong hệ thống văn phòng điện tử EVN e-office của ngành điện đã được thiết lập một phần mềm quản lý công việc. Khi sử dụng văn phòng điện tử trên máy tính là cả nhân viên và lãnh đạo đều có thể tạo việc, giao việc, theo dõi tình hình xử lý công việc, xin ý kiến chỉ đạo, góp ý công việc, nhắc nhở đôn đốc công việc... Văn phòng điện tử đã trở thành công cụ hiệu quả rất thuật tiện được sử dụng nhiều, nhất là với hình thức cho nhân viên làm việc ở xa. Không giới hạn về không gian và địa lý, lãnh đạo và cả nhân viên đều có thể hoàn thành công việc như khi có mặt tại cơ quan làm việc
Trong bối cảnh dịch viêm phổi Covid-19 đang diễn biến phức tạp như hiện nay, thì việc Công ty có khả năng cho người lao động nghỉ làm, hoặc làm việc từ xa là điều có khả năng xảy ra. Khi đó, các công cụ trực tuyến như email, Skype, zaloo, mesingger... gần như trở thành các phương tiện chính để trao đổi công việc thay vì giao tiếp trực tiếp như trước đây giữa lãnh đạo với nhân viên, hay giữa các nhân viên với nhau. Người lao động cần xây dựng các kỹ năng xử lý các nội dung công việc được giao nhận trực tiếp qua hệ thống văn phòng điện tử e-office, zaloo, sky…
An toàn vẫn trên hết
Để có thể làm việc từ xa qua mạng, điều kiện thiết yếu nhất là mọi nhân viên đều phải có máy tính và đường truyền Internet tốt có khả năng cho các hoạt động bình thường như ở Công ty. Điều này càng tạo thêm cơ hội cho kẻ xấu triển khai những phương thức lừa đào dễ dàng nếu chiếm được quyền điều khiển hệ thống hoặc đánh cắp được các tài khoản làm việc của một vị trí nào đó trong công ty (thường là của ban giám đốc, các vị trí liên quan tới công tác tài chính, nhân sự...).
Khi kiểm soát được các thông tin quan trọng như tài khoản, nội dung công việc, kẻ xấu cũng có thể lợi dụng tạo ra những cuộc tấn công nội gián hay lừa đảo nhằm vào chính nhân viên ở trong Công ty đó. Những phương thức lừa đảo phổ biết có thể là giả mạo email dưới danh nghĩa của nạn nhân, yêu cầu cung cấp các thông tin cá nhân, hoặc dụ người dùng tải những phần mềm độc hại, những tài liệu có chứa mã độc về máy tính. Đặc biệt, đây là thời điểm nhạy cảm nên tin tặc thường sẽ lợi dụng sự quan tâm của mọi người về đại dịch Covid-19 để phát tán mã độc.
Vì vậy đối với những trường hợp phải giao tiếp thông qua những công cụ trực tuyến, khi người lao đồng lảm việc từ xa tại nhà cần chú ý số lưu ý như sau: Không bao giờ chia sẻ thông tin cá nhân hoặc thông tin tài chính qua email hoặc tin nhắn. Không click vào những liên kết hoặc không tải về những tài liệu nếu bạn không chắc chắn 100%. Trên máy tính làm việc ở nhà cần phải có phần mềm antivirus mạnh như kapasky, Norton, Bitdefender Internet Security, Avira, Sophos Home….Nếu nghi ngờ, có thể liên hệ lại với người gửi hay là với một nguồn đáng tin cậy để xác thực lại nội dung.
Như vậy, với sự chuẩn bị kỹ càng nơi làm việc tại nhà, các kỹ năng làm việc từ xa, các phần mềm trên mày tính và về an toàn thông tin như trên, người lao động sẽ thực hiện được theo chỉ thị số 16 của Thủ tướng Chính phủ, có thể làm việc ở nhà một cách có hiệu suất lao động cao không kém gì khi đang làm việc trực tiếp ở Công ty. Nhất là trong thời điểm hiện nay khi dịch covid 19 đang hoàn hành, thì việc sử dụng thành thạo các kỹ năng làm việc từ xa sẽ là những hành động có hiểu biết và trách nhiệm theo lời kêu gọi “Hãy đứng im khi Tổ quốc cần”, là những việc làm góp phần chung sức của mội người dân Việt Nam trong công cuộc chung sức chống đại dịch Covid-19 trong tình hình hiện nay./.
