Bạn muốn trở nên chuyên nghiệp? Bạn muốn tìm thấy bí quyết thành công? Bạn muốn sớm thoát khỏi đại dịch toàn cầu Covid -19? Hãy sẵn sàng áp dụng “5S” phương pháp để quản lý, sắp xếp môi trường làm việc tại nơi làm việc của bạn. Vậy 5S là gì, tác dụng của nó như thế nào trong thời kỳ chống dịch Covid 19. Chúng ta cùng tìm hiểu nhé!
“5S” - Phương pháp để quản lý, sắp xếp môi trường làm việc, rèn giũa cho công nhân viên cách thức làm việc chuyên nghiệp, ngăn nắp, sạch sẽ và luôn sẵn sàng. 5S là tên viết tắt của 5 từ tiếng nhật được dịch sang tiếng việt là: sàng lọc, sắp xếp, sạch sẽ, săn sóc và sẵn sàng.
- Sàng lọc – Sort : là xem xét, phân loại, chọn và loại bỏ những thứ không cần thiết tại nơi làm việc. Đây là bước đầu tiên trong phương pháp 5S.
- Sắp xếp – Set in order : tổ chức, sắp xếp lại các vật dụng theo tiêu chí dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy, dễ trả lại. Mọi thứ cần được đặt đúng chỗ để tiện lợi khi cần sử dụng.
- Sạch sẽ – Shine : thường xuyên vệ sinh, lau chùi, dọn dẹp mọi thứ gây bẩn tại nơi làm việc. Việc này giúp tạo ra một môi trường sạch sẽ, giảm thiểu rủi ro. Ngoài ra còn nâng cao tính chính xác cho máy móc tránh khỏi bụi bẩn.
- Săn sóc – Standardize : là tiếp tục duy trì các tiêu chuẩn 3S ở trên và thực hiện chúng một cách liên tục. Nó tạo tiền đề cho việc phát triển thành 5S.
- Sẵn sàng – Sustain : rèn luyện, tạo ra thói quen tự giác, duy trì nề nếp, tác phong. 5S còn cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định tại nơi làm việc để luôn sẵn sàng sản xuất.
Chúng ta thường không có thói quen chọn lọc, sắp xếp đồ thường xuyên, thường giữ lại tất cả mọi thứ cần thiết và cả không cần thiết. Thói quen này tạo ra sự hỗn độn, bừa bộn trong sinh hoạt và làm việc. Vì vậy chúng ta phải thực hiện từng bước thật cẩn thận và kỹ càng.
Nguyên tắc đơn giản của sàng lọc là: “Đừng giữ những gì mà tổ chức không cần đến”. Vì vậy, chúng ta phải quan sát thật kỹ nơi làm việc của mình cùng với đồng nghiệp. Từ đó phát hiện, xác định những thứ không cần thiết cho công việc mình. Tiếp tục thông báo xem có ai cần dùng vật đó hay không. Hủy bỏ ngay những thứ không cần thiết đó. Nếu chưa thể quyết định xem liệu vật đó còn có ích cho công việc hay không thì đánh dấu kèm ngày tháng sẽ hủy. Sau đó để riêng ra một chỗ. Sau một khoảng thời gian, kiểm tra xem ai cần đến nó không. Nếu không hãy hủy bỏ vật đó.
Nguyên tắc của sắp xếp là dựa vào tần suất sử dụng của vật dụng. Tất cả mọi thứ cần sắp xếp đều là những vật dụng cần thiết. Bởi vì những vật cần loại bỏ đã được thực hiện tại bước 1 – sàng lọc. Bạn cần suy nghĩ để cái gì, ở đâu cho đẹp mất, thuận tiện và an toàn. Để tránh lộn xộn và khó phân biệt, hãy đánh dấu chúng bằng sắc màu riêng.
Một môi trường sạch sẽ sẽ tạo ra một sản phẩm chất lượng.
Đừng đợi đến lúc bẩn mới dọn dẹp, lau chùi. Hãy dành 5 phút vệ sinh mỗi ngày để đồ vật không có cơ hội dính bụi bẩn. Hãy tự dọn dẹp nơi làm việc của mình nếu muốn có một môi trường sạch đẹp. Việc vệ sinh thường xuyên còn giúp kiểm tra các đồ vật hư hỏng, bụi bẩn, tránh hỏng hóc.
Săn sóc giúp tạo ra một hệ thống để duy trì và giữ gìn sự sạch sẽ tại nơi làm việc. Bạn cần tạo ra một lịch làm vệ sinh cụ thể.
Sẵn sàng một cách tự giác để trở thành một thói quen. Đây là bước khó khăn bởi các nhân viên cần tuân thủ nghiêm ngặt các quy định. Cần được thực hiện một cách tự giác mà không cần ai nhắc nhở, ra lệnh.
Bằng cách thực hiện các bước trên một cách thuần thục, bạn đã dần trở nên chuyên nghiệp. Công tác 5S luôn diễn ra hằng ngày, hằng giờ. Bạn luôn luôn sàng lọc, sắp xếp, vệ sinh sạch sẽ các hồ sơ, để luôn luôn sẵn sàng đáp ứng mọi yêu cầu của khách hàng cũng như đồng nghiệp. Bên cạnh việc dọn dẹp nơi làm việc cá nhân, cảnh quan nơi làm việc cũng rất quan trọng. Khi bạn làm việc trong môi trường thoáng đảng có cây xanh mát, không khí sạch sẽ thì tinh thần làm việc của bạn sẽ tăng lên rất nhiều. Mỗi ngày bạn đến nơi làm việc đều là một ngày mới đầy cảm hứng, nơi sản sinh ra những ý tưởng thú vị. Đó chính là bí quyết dẫn đến thành công.
Đại dịch Covid bùng nổ, 5S càng phát huy tác dụng hơn trong công tác thường ngày của công nhân viên. Mọi người phải luôn giữ gìn vệ sinh, sát khuẩn tay, đeo khẩu trang và giữ khoảng cách khi giao tiếp. Hằng ngày nhờ công tác 5S đã tạo cho công nhân viên thoái quen vệ sinh sạch sẽ nơi làm việc cá nhân. Sát khuẩn cồn lên các vật dụng thường xuyên cầm nắm, tài liệu hồ sơ cất giữ cẩn thận, ngăn nắp. Có 5S chúng ta không còn sợ đại dịch lây lan.
Ngoài ta phương pháp 5S còn giúp ngăn chặn sự xuống cấp của các văn phòng, nhà xưởng. Nó tạo sự thông thoáng, tiện lợi và tránh lãng phí cho doanh nghiệp. Môi trường làm việc khoa học sẽ cải thiện tâm lý, điều kiện và tăng hiệu suất lao động.
Kể từ khi áp dụng 5S, công tác của Điện lực Bến Cầu đã dần hoàn thiện. Công tác lưu trữ hồ sơ, tìm kiếm hồ sơ một cách dễ dàng, nhanh gọn. Phòng làm việc sạch, đẹp, thoáng mát, xanh tươi. Tất cả công nhân viên chuyên tâm trong công tác hơn, ngày một chuyên nghiệp, nâng cao hơn nữa hình ảnh của ngành điện trong lòng khách hàng.
Bạn hãy cùng tất cả chúng tôi thực hành 5S không chỉ tại nơi làm việc mà còn ở tại gia đình của mình. Vì sức khỏe cộng đồng, chung tay cùng đất nước đẩy lùi đại dịch Covid-19.
