Với sự phát triển không ngừng của cuộc cách mạng 4.0, mục tiêu hướng dến một văn phòng không giấy tờ - văn phòng điện tử đã là một trong những mục tiêu trọng tâm được các cấp lãnh đạo EVN SPC xác định phải thực hiện từ giai đoạn năm 2013, cho đến thời điểm năm 2018, sau hơn 5 năm thực hiện đồng bộ, quyết liệt ở các cấp EVN SPC cơ bản đã chính thức chuyển đổi hoàn toàn sang mô hình văn phòng điện tử thành công với 31 đơn vị bao gồm Cơ quan Tổng công ty, 21 Công ty Điện lực thành viên và 09 đơn vị trực thuộc, lượng văn bản giấy toàn EVN SPC cắt giảm được hàng năm đã lên tới hơn 60% quy đổi ra trọng lượng tiết giảm trên hàng chục tấn giấy tờ.
Với bản chất là việc số hóa dữ liệu, công việc và cách thức vận hành, đã mang lại sự hiệu quả cao trong toàn EVN SPC. Hệ thống văn phòng điện tử khiến các hoạt động làm việc thực tiễn trở nên Tiết kiệm - Linh hoạt - Hiệu quả và An toàn hơn, một số hiệu quả trọng tâm của việc chuyển đổi sang mô hình văn phòng điện tử, số hóa dữ liệu EVN SPC đã đạt được:
Thứ nhất, với mô hình văn phòng điện tử, EVN SPC đã giảm thiểu được khối lượng lớn giấy tờ trong công việc thực tiễn, không cần phải dành ra một khoảng không gian để lưu trữ hồ sơ, giấy tờ, tài liệu… Nhờ vậy, chi phí mua sắm, in ấn hay không gian được tiết kiệm đáng kể, tạo điều kiện đầu tư vào những vấn đề quan trọng hơn.
Thứ hai, với việc số hoá, các giấy tờ, tài liệu, công việc đều đã có sẵn trên máy chủ đám mây, giúp EVN SPC, các đơn vị thành viên và từng cán bộ nhân viên có thể truy cập mọi lúc, mọi nơi. Sự tiện lợi này đã được phát huy, thể hiện rõ nét hơn trong thời gian cả nước chuyển đổi phương thực làm việc từ trực tiếp sang trực tuyến nhằm đảm bảo công tác phòng chống dịch bệnh covid-19.
Thứ ba, khi được số hóa, phần thông tin, dữ liệu cũng như kết quả làm việc cũng sẽ dễ dàng được thu thập và tổng hợp lại hơn tài liệu bằng giấy. Hệ thống cơ sở dữ liệu tập trung giúp cho các cấp EVN SPC dễ dàng phân tích dữ liệu để phục vục tốt hơn, đơn giản và hiệu quả hơn, trong giải quyết bài toán chuyên môn nghiệp vụ hàng ngày
Thứ tư, việc số hoá dữ liệu kết hợp với những công cụ bảo mật có thể tăng cường sự an toàn, tính bảo mật cho những hoạt động, công việc nội bộ.
Những kết quả, lợi ích mang tính “chuyển mình” này, EVN SPC cùng các đơn vị thành viên thiết lập được có nền tảng vẫn chắc tiếp bước cho lộ trình thực hiện “Chuyển đổi số” thành công trong tất cả các lịnh vực hoạt động trong giai đoạn 2021-2025 tiếp theo./.
