Qua 3 năm thực hiện từ ngày 1/1/2017 đến nay, phần mềm ERP (Enterprise resourse planning_Kế hoạch quản lý nguồn lực) đã được triển khai trên toàn EVN SPC với nhiều phân hệ, trong đó lĩnh vực quản lý vật tư thiết bị, tài sản điện được kiểm soát hệ thống từ cấp cơ sở lên cấp Tổng công ty, hiện nay dữ liệu gần như đầy đủ đã giúp cho kế toán vật tư có đủ thông tin để thiết lập một quy trình kiểm soát các nghiệp vụ trên ERP để quản lý tồn kho vật tư thiết bị trong doanh nghiệp.
Quy trình này được thực hiện chủ yếu trên hai phân hệ chính: PO (Purchasing Order_Quản lý mua sắm) và INV (Inventory_Quản lý kho). Với phần mềm quản lý nguồn lực hiện đại ERP đã đáp ứng được hầu hết các yêu cầu về quản lý và đồng thời khắc phục được các nhược điểm của hệ thống kế toán FMIS từ việc quản lý hợp đồng mua sắm (PO), đến lưu lại dấu vết các thao tác của người vận hành trên hệ thống ERP và các thủ tục khai báo nhập liệu rất chi tiết về nhà cung cấp, đơn vị thành viên và các bên có liên quan trong các giao dịch kinh tế phát sinh.
Quy trình kiểm soát nhập kho
Quy trình kiểm soát xuất kho
từ đó Tổng công ty đã thiết lập quy trình kiểm soát các nghiệp vụ xuất kho trên ERP và được áp dụng cho tổng kho của Tổng công ty Điện lực miền Nam từ thời điểm ngày 01 tháng 1 năm 2017 đến hiện nay đã mang lại hiệu quả sau:
- Đảm bảo các phiếu nhập xuất kho khai thác trên hệ thống ERP được thực hiện tại bộ phận kho;
- Đảm bảo giá nhập kho và giá xuất kho bình quân của từng mặt hàng trong kho chính xác;
- Đảm bảo công nợ đối với nhà cung cấp, đơn vị nội bộ được đối chiếu theo định kỳ;
- Đảm bảo tồn kho trên sổ sách của Bộ phận kế toán luôn khớp đúng với tồn kho thực tế của bộ phận kho;
- Nâng cao vai trò kiểm soát tồn kho của kế toán vật tư đối với việc kiểm soát tồn kho;
Việc vận hành quy trình kiểm soát các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên ERP qua năm thủ tục kiểm soát đã góp phần giúp kiểm soát nội bộ của EVNSPC đạt được 3 mục tiêu cơ bản là
- Sự hữu hiệu và hiệu quả trong hoạt động;
- Báo cáo tài chính đáng tin cậy;
- Tuân thủ pháp luật và các quy định.
Quy trình này được ban hành kể từ 15/10/2020 áp dụng triển khai thực tế đến các đơn vị thành viên, góp phần kiểm soát quản lý tồn kho tại đơn vị được hệ thống và chặt chẽ và hoàn thành các chỉ tiêu Tập đoàn Điện lực giao cũng như hoàn thành định hướng ứng dụng công nghệ 4.0 trong quản lý doanh nghiệp./.
