"Trải qua một năm khó khăn do dịch bệnh, khối văn phòng EVNSPC vẫn đạt được nhiều kết quả nổi bậc". Ông Nguyễn Công Hầu, Phó Tổng giám đốc EVNSPC đánh giá như vậy tại Hội nghị tổng kết công tác văn phòng, đánh giá kết quả năm 2020 và kế hoạch triển khai cho năm 2021 tại Công ty Điện lực Cà Mau diễn ra vào ngày 15-4.
Hoàn thành nhiệm vụ kép
Trong bối cảnh dịch bệnh COVID-19, công tác quản trị văn phòng tại Tổng công ty và các đơn vị gặp nhiều khó khăn. Ngoài việc thực hiện tốt công việc, nhiệm vụ, khối văn phòng còn hoàn thành công tác chống dịch cùng cả nước. Tuy nhiên, các đơn vị đã phối hợp hoàn thành tốt nhiệm vụ kép trên với nhiều kết quả khích lệ.
EVNSPC đã đáp ứng đầy đủ, hoàn tất áp dụng, duy trì chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 được tư vấn TUV Rheinland đánh giá tái chứng nhận và cấp chứng nhận mới vào ngày 18-4. Đối với công tác 5S, chương trình “Quản lý, đánh giá chấm điểm 5S” hiện đã hoàn thiện 90%, đang trong giai đoạn dùng thử và triển khai chính thức trong quý 2/2021.
Đến thời điểm hiện tại, chỉ có trường Cao đẳng Điện lực TP.HCM chưa thực hiện công tác 5S do khó khăn về đầu tư cơ sở vật chất, văn phòng làm việc. Đơn vị này quyết tâm triển khai để đạt được kết quả như những đơn vị trong Tổng công ty.
Những mặt khác như công tác thư ký tổng hợp, quản trị, lễ tân, quản lý, điều động phương tiện, vận hành Tòa nhà Cao ốc tại số 16 Âu Cơ... đều đạt hiệu quả cao. Hội nghị cũng giới thiệu đến các đơn vị phần mềm “Digital - Office và EVNportal” nhằm đánh giá, phân tích những ưu, nhược điểm của chương trình quản trị văn phòng, làm rõ thế mạnh của phần mềm nói trên.
Tổng công ty đạ nêu lên một số hạn chế như sự phối hợp giữa các bộ phận, phòng ban, đơn vị chưa tốt, dẫn đến kết quả một số nội dung chưa đạt như kỳ vọng. Bên cạnh Chương trình Eoffice 3.0 mục “Hồ sơ công việc EVN”, việc lập hồ sơ công việc mới trên mạng có đường truyền chưa ổn định, đôi khi xảy ra lỗi kết nối. Các khiếm khuyết này sẽ được công ty sớm khắc phục, hoàn thiện.
Về nhiệm vụ chống dịch, khối văn phòng đã hoàn thành tốt công tác tuyên truyền, không để dịch bệnh có nguy cơ lây lan. EVNSPC đã cùng toàn ngành điện chung tay chống dịch hiệu quả.
Triển khai nhiều kế hoạch mới
Trong năm2021, EVNSPC sẽ triển khai những nội dung đổi mới: Về văn thư lưu trữ sẽ triển khai thí điểm chương trình Digital Office (D-office) tại EVNSPC, các công ty Điện lực Đồng Nai, Bến Tre, Bình Phước và công ty Công nghệ thông tin Điện lực miền Nam, đến quý 2 sẽ triển khai trong toàn Tổng công ty. EVNSPC phấn đấu hơn 90% việc các văn bản, tài liệu gửi qua mạng trong nội bộ cơ quan và giữa EVNSPC với các đơn vị. Thực hiện đúng báo cáo định kỳ, các quy định về bảo vệ bí mật nhà nước. Bên cạnh đó sẽ đào tạo cán bộ nhân viên triển khai ứng dụng chữ ký số, lập hồ sơ công việc trên mạng, tăng cường ứng dụng CNTT vào văn thư lưu trữ.
nhằm đánh giá, phân tích những ưu, nhược điểm của chương trình quản trị văn phòng tại EVNSPC
Trong quản lý chất lượng (ISO), công tác 5S, Tổng công ty phấn đấu thực hiện tốt công tác thư ký tổng hợp, quản trị, lễ tân cùng hệ thống hóa lưu đồ, chuẩn hóa chức năng, nhiệm vụ, quy trình giải quyết công việc. EVNSPC sẽ tăng cường kiểm tra, giám sát tình hình triển khai các chỉ đạo của EVN tại đơn vị để nắm bắt khó khăn, vướng mắc và các giải pháp xử lý. Ngoài ra sẽ đẩy mạnh việc thông báo trực tuyến lịch họp, lịch công tác, giám sát qua email trên máy tính và thiết bị di động. Tích hợp giám sát công việc vào cùng một ứng dụng, thực hiện phòng họp không giấy.
Đối với việc quản lý, điều phối phương tiện vận chuyển sẽ thực hiện nghiêm túc “Quy định về quản lý và sử dụng xe ôtô trong cơ quan”. Thực hiện bảo dưỡng, sửa chữa các phương tiện đúng định kỳ, xây dựng định mức nhiên liệu. Toàn nhân viên Tổng công ty quán triệt ứng xử đúng quy tắc, văn minh thể hiện văn hóa doanh nghiệp Văn minh- Chuyên nghiệp- Hiệu quả.
