Văn hóa doanh nghiệp

Nói không với smartphone

Công dụng của mạng Wifi, 3G hiện nay là vô cùng lớn, rất tiện ích. Ở bất cứ nơi đâu được phủ sóng Wifi, 3G cộng với cái điện thoại SmartPhone được kết nối là có thể vào mạng internet một cách dễ dàng, nhưng nếu sử dụng smartphone trong các cuộc họp được xem là một trong những hành vi bị phàn nàn nhiều nhất tại Công ty.

Khi cuộc họp triển khai cũng là lúc các thành viên dự họp bắt đầu bật iPad, điện thoại smartphone lên lướt website đọc tin tức online, sau đến chuyển sang chơi game online…Đó là thể hiện sự thiếu tôn trọng, thiếu sự chú ý lắng nghe và thiếu nhận thức xã hội ảnh hưởng lớn đến những người xung quanh. Đến lúc chúng ta cần nói không với thiết bị Smartphone sử dụng trong hội họp tại Công ty.

Hội họp là công việc thường xuyên và quan trọng trong công tác điều hành, sản xuất kinh doanh của PC Kiên Giang. Các cuộc họp cũng là nơi thể hiện tác phong, hình ảnh, tinh thần và văn hóa làm việc chuyên nghiệp. Trong cuộc họp, ngoài những phần quan trọng như nghi thức, nội dung... thì văn hóa hội họp là vấn đề cần được quan tâm xây dựng đó là tuân thủ những quy tắc trong văn hóa hội họp. Điều này không chỉ giúp chúng ta xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp cho bản thân, cho Công ty mà còn tạo điều kiện cho công việc diễn ra một cách suôn sẻ.

Những quy tắc trong văn hóa hội họp được Công ty ban hành được xem là thước đo giá trị và tính chuyên nghiệp của mỗi người. Văn hóa hội họp thể hiện rõ nét văn hóa, tác phong làm việc của từng cá nhân nói riêng và của cả doanh nghiệp nói chung. Việc thực hiện tốt văn hóa hội họp để các cuộc họp của Công ty thật sự có hiệu quả, mang đến nét đẹp của tinh thần làm việc tập thể và sự hào hứng cho những người tham dự đó là: Đến trước ít nhất 5 phút trước khi cuộc họp bắt đầu; giữ im lặng, không ồn ào, không đọc báo, lướt mạng, chơi game trong thời gian họp; điện thoại di động chuyển sang chế độ rung/ im lặng; luôn chú ý lắng nghe người khác nói, không ngắt lời người khác khi đang phát biểu.

Công ty đã tổ chức các lớp bồi huấn về văn hóa doanh nghiệp, ban hành tài liệu Văn hóa Công ty và tài liệu chuẩn mực hành vi ứng xử đến từng CBCNV, trong đó có chuẩn mực "Ứng xử trong hội họp". Vậy nên, mỗi thành viên PC Kiên Giang khi tham dự hội họp phải thực hiện tốt những điểm dưới đây để cùng xây dựng văn hóa hội họp hiệu quả, chuyên nghiệp:

- Đúng giờ

+ Luôn đi đúng giờ. Đúng giờ thể hiện thái độ lịch sự, nghiêm túc, tôn trọng tập thể.

+ Trong trường hợp không thể tham dự được hoặc đến muộn cần báo cho người có trách nhiệm biết trước.

- Trang phục phù hợp: Trang phục phải phù hợp với tính chất cuộc họp, Mặc đúng đồng phục theo quy định của Công ty.

- Chuẩn bị kỹ càng:

+  Tìm hiểu trước nội dung, địa điểm, thời gian, thành phần, mục đích cuộc họp.

+  Nghiên cứu, chuẩn bị trước tài liệu, slide, thông tin khi cần phát biểu tham luận.

+ Mang theo các phương tiện để ghi chép những điểm cần lưu ý.

Tham dự họp thiếu chuẩn bị,  không chỉ khiến bạn lúng túng mà còn để lại hình ảnh, ấn tượng xấu và mang lại điểm trừ trong mắt lãnh đạo, đồng nghiệp và đối tác, giảm hiệu quả công việc và làm mất thời gian chung.

Ứng xử văn hóa trong cuộc họp

+ Tắt điện thoại hoặc để điện thoại ở chế độ rung;

+  Không hút thuốc lá trong phòng họp;

+  Chú ý lắng nghe;

+  Tuân theo sự điều hành của chủ tọa;

+  Khi có tranh luận cần có thái độ bình tĩnh, tôn trọng, kiềm chế;

+  Trong các khóa đào tạo, hội thảo, buổi nói chuyện, các cuộc họp tổng kết đông người cần chú ý giữ trật tự, tránh nói chuyện riêng, trao đổi ồn ào. Không đọc báo, lướt mạng, chơi games trong thời gian họp;

+  Khi phát biểu chỉ nên nói đến chủ đề liên quan với những câu trả lời ngắn gọn, đơn giản nhưng đủ ý, không làm xao lãng, lãng phí thời gian của người khác;

+  Đừng quên uống cạn chai nước của mình hoặc mang theo khi còn đáng kể, và mang theo tài liệu, giấy tờ của mình khi ra về. Thật lãng phí và không đẹp mắt chút nào nếu sau cuộc họp, chúng ta hay đối tác nhìn thấy phòng họp/ hội trường còn đầy những chai nước uống dở và những giấy, rác vương vãi ở trên bàn, dưới ghế …

+  Và cuối cùng, hãy tiết kiệm điện bằng cách chỉ bật đủ lượng đèn chiếu sáng và máy lạnh và chú ý tắt tất cả thiết bị điện trước khi ra về. Thu dọn và trả về đúng vị trí các vật dụng, tài sản sử dụng chung của mỗi phòng họp.

Văn hóa hội họp thể hiện rõ nét văn hóa, tác phong làm việc của từng thành viên nói riêng và của cả PC Kiên Giang nói chung. Hiệu quả và chất lượng xử lý công việc trong các cuộc họp có tác động trực tiếp đến năng suất, chi phí, tính cạnh tranh, lợi nhuận của Công ty và qua đó là thu nhập của chính mỗi thành viên trong đơn vị. Nâng cao hiệu quả và năng suất chính là  nhiệm vụ sống còn của Công ty để đảm bảo cho Công ty tồn tại và phát triển trong môi trường hội nhập cạnh tranh ngày càng gay gắt như hiện nay, đúng theo yêu cầu của ngành Điện đề ra “Nâng cao năng lực Quản trị trong Tập đoàn Điện lực Quốc gia Việt Nam”